Cuadros, gráficas e imágenes (cómo prepararlos para publicación)

Juan Leyva 

En la escritura de un original destinado a publicación estos elementos son tan laboriosos como lo serán para el editor y los tipógrafos; por ello, es importante que en la fase autoral se elaboren con absoluto cuidado. De esa manera, su disposición definitiva en la página de un libro o una revista será mucho más ágil y fiel a la voluntad del autor.

Como estrategia global, asegúrese de asignarles número progresivo y título, indicar su colocación en el texto y anotar al pie las fuentes que utilizó para su elaboración, así como la explicación de abreviaturas y simbología.

Si sigue estos criterios, el lector tendrá una información equilibrada y transparente, y el editor y los tipógrafos contarán con lo necesario para su inserción en la obra sin demora. Los pasos a seguir son fáciles, pero deben darse en todos y cada uno de los casos. He aquí los más importantes.

1) Asegúrese de guardar los cuadros y gráficas en un programa que garantice su estabilidad y nitidez (formatos tiff o jpg, en 300 dpi). 2) Para fotografías y reproducciones de imágenes, pondere la calidad del original (nitidez) y de la toma o reproducción que usted manejará (600 dpi); asimismo cuide que el original reproducido no sea menor de 5 por 8 cm (de ser más pequeño, jamás lo agrande en la reproducción). Si estos materiales tienen derechos de autor, asegúrese de obtener la autorización por escrito de los titulares. 3) Para los puntos 1 y 2, puede consultar el reglamento editorial del IISUE y asesorarse en la Coordinación Editorial, o en el departamento correspondiente de su casa editora. No incluya ningún material que no cumpla estos requisitos.

4) Presente los elementos gráficos por separado (aunque vayan insertos en el archivo Word del texto principal), porque al incorporarlos en ese programa sufren cambios que deterioran su calidad y los tornan por completo inadecuados para su impresión. 5) Nunca copie e inserte como imagen una gráfica o un cuadro, porque el archivo será inútil para su procesamiento tipográfico y tarde o temprano deberá capturar el contenido y reenviarlo a la casa editora en un programa que permita su uso para tales fines.

6) Anote siempre con todo cuidado los datos de referencia de cada uno de estos elementos, o sea, las fuentes (impresas o de archivo) en que se basó para elaborar un cuadro o una gráfica, o de donde extrajo los materiales de primera mano (fuentes de archivo). Es decir, anote siempre las fichas bibliográficas o hemerográficas de sus fuentes desde el momento mismo de la selección; en el caso de archivos, no olvide anotar el nombre oficial del archivo, enseguida la colección o fondo, y luego las subunidades que contienen los materiales (caja, expediente y fojas). Ello le ahorrará onerosas visitas posteriores a los acervos.

Junto con lo anterior, organice los cuadros y gráficas con su encabezado debidamente dispuesto: 7) asígneles un número progresivo (cuadro 1; gráfica 1; figura 1). 8) En el encabezado o título sea conciso: se trata de sintetizar la correlación crucial entre los datos del cuadro o gráfica. Evite duplicar en el encabezado información que ya está en el texto principal o en cabecillas de columnas. 9) Asegúrese de aclarar las unidades de medida o cálculo empleadas, ya sea para todo el cuadro o, en su caso, para una o varias columnas. Ello impedirá confusiones y la acumulación de signos o ceros: mientras menos saturado de signos, más claro será el material.

10) En el texto corrido o principal de la obra refiérase a estos materiales por su número y evite la palabra “véase” y el uso de mayúscula en la palabra “cuadro”, “gráfica” o “figura”, que se escriben con mayúscula sólo si van después de punto o comienzan línea (como en el encabezado). En suma, cuando quiera referir al lector a uno de esos elementos, escriba sólo “cuadro 1” entre paréntesis. Por ejemplo: “los índices de analfabetismo y pobreza muestran crecimientos afines (cuadro 1)…”. 11) Al indicar el lugar donde deberán colocarse, escriba su número entre corchetes y separado del texto con doble espacio (no en medio de una línea o párrafo): [aquí cuadro 1], o bien: [aquí gráfica 6]. 12) Si tiene información abundante y piensa ponerla en un solo cuadro o gráfica, considere muy a fondo la posibilidad de distribuirla en dos o más de ellos, pues el formato de libros y revistas difícilmente acepta cuadros grandes y, además, si son muy grandes, se dificulta su uso e interpretación.

13) El encabezado se coloca arriba del material (nunca abajo), porque en la parte baja deberá escribir las fuentes, desatar las abreviaturas y explicar la simbología. 14) Use todas las abreviaturas y signos que pueda, pero asegúrese de que queden decodificados en nota al pie, después de la fuente o fuentes, desde la primera vez (en adelante, si aparecen de nuevo, puede remitir al número de cuadro donde fueron explicados). 15) Las fuentes son obligatorias, pero nunca escriba la fórmula “elaboración propia” en el sitio de una fuente, porque todos los cuadros y gráficas son de elaboración propia del autor, y las fuentes, sólo el material en que se basó. Cuando el cuadro o gráfica no sean de su autoría, escriba “tomado de”, y enseguida la fuente (pero no puede modificar nada del original sin consignarlo en nota). 16) Todas las aclaraciones (fuentes, simbología, abreviaturas u otras) deben ir al pie del cuadro, nunca a pie de página. 17) Las fuentes deben escribirse con asientos completos la primera vez, pero puede abreviarlas si se repiten. No abrevie nunca desde la primera vez, aunque la obra aparezca en la bibliografía; esto vale tanto para fuentes publicadas como de archivo.

18) Para las figuras (cuadros sinópticos, iconos, esquemas…) siga los mismos procedimientos que para cuadros y gráficas.

19) En el caso de fotografías e imágenes coloque la explicación al pie, precedida de su respectivo número (foto 1, imagen 1). La explicación de lo que se ve en la ilustración debe ser breve (no más de dos o tres líneas) y nunca repetir información que se halle en el texto principal. Deberá anotarse enseguida el año de procedencia de la imagen y, en su caso, el autor. Inmediatamente después deberá escribirse la fuente, ya sea impresa o de archivo.

20) Nunca menosprecie estos procedimientos, porque la omisión de cualquiera de ellos complicará enormemente sus propias tareas como autor y, más tarde, el manejo adecuado en la fase de publicación.

21) Por último, recuerde los consejos de Robert Day (How to write and publish a scientific paper): antes de hacer un cuadro o una gráfica piense con detenimiento si realmente son necesarios, pues su inserción en una obra requiere mucho tiempo de trabajo. Grafique o encuadre sólo ejemplos y puntos cruciales de sus resultados de investigación. Esté seguro de que la información contenida en el cuadro pueda ser interpretada con total independencia del texto, pero si esa información cabe en una o dos líneas, prescinda definitivamente de su presentación gráfica.

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