La UNAM y la Iniciativa de Ley General de Archivos

Clara Inés Ramírez González
Coordinadora del AHUNAM-IISUE

La Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) ha sido durante su primer siglo de existencia garante de la memoria en nuestro país y debe seguir siéndolo en estos momentos. Para lograrlo, ha creado órganos universitarios encargados de los archivos de la Institución.

El 29 de julio de 2013 se publicó en la Gaceta de la UNAM el acuerdo por el que se creó el Área Coordinadora de Archivos, encargada de velar por los archivos universitarios, su normativa y su funcionamiento. Se creó también el Comité Técnico de Archivos, encargado de “asesorar en las tareas de valoración y conservación documental”, en el que participa el Instituto de Investigaciones sobre la Universidad y la Educación, a través del Archivo Histórico de la Universidad (AHUNAM), adscrito al Instituto de Investigaciones sobre la Universidad y la Educación (IISUE), de la UNAM. Además del los archivos administrativos o históricos de las dependencias, supervisados por el Área Coordinadora de Archivos, la UNAM cuenta con el Archivo General, dependiente de la Dirección General de Servicios Generales, y con el Archivo Histórico de la UNAM, resguardado por el IISUE. Algunas otras dependencias universitarias tienen también archivos históricos o resguardan fondos históricos.

El Sistema Institucional de Archivos con el que cuenta la UNAM contempla, de esta manera, archivos que atiendan los tres momentos fundamentales de la documentación: archivos administrativos, de trámite e históricos.

Desde esta experiencia universitaria en archivos y como Coordinadora del AHUNAM, expreso las siguientes consideraciones sobre las iniciativa de Ley General de Archivos.

  1. El Sistema Nacional de Archivos quedará como parte de la Secretaría de Gobernación y será encabezado por el Archivo General de Nación, cuyo cuerpo directivo está nombrado por el Presidente de la República. Los archivos quedan sujetos a decisiones políticas sexenales que, en la práctica, han impedido el buen funcionamiento del propio Archivo General de la Nación. El AGN es un archivo que no cuenta con plazas académicas para garantizar los procesos archivísticos de conservación, ordenación y descripción o digitalización de sus fondos. Actualmente, los fondos del AGN no tienen a disposición del público instrumentos descriptivos adecuados para su consulta, pese a que muchos de esos instrumentos fueron hechos durante los siglos XIX y XX. Esta discontinuidad de la que sido víctima el AGN se proyectará inevitablemente al Sistema Nacional de Archivos.
  2. La iniciativa contempla un Consejo Nacional de Archivos que será el órgano coordinador del Sistema Nacional de Archivos; éste podría haber sido el espacio que garantizara la continuidad y el profesionalismo del Sistema, pero no será posible por los perfiles de quienes lo integrarán: se prevé la participación en este Consejo de más de diez funcionarios públicos, y tan solo “dos representantes de las instituciones de docencia, investigación o preservación de archivos”. Además, no se dice quiénes serán ni cómo se nombrarán estos representantes. Es importante que la UNAM, por su tradición y experiencia, busque un lugar en este Consejo para intentar garantizar la continuidad y el profesionalismo dentro de un Sistema Nacional de Archivos tan sometido a vaivenes políticos como el que se plantea.
  3. La iniciativa de Ley prevé la creación, en cambio, de un Consejo Técnico y Científico Archivístico, formado por trece especialistas, que tendrá poca influencia dentro del Sistema Nacional de Archivos, pues sólo asesorará al Archivo General de la Nación.
  4. La iniciativa de Ley comprende los tres momentos de los archivos: administrativo, de concentración e histórico. Sin embrago, no define plazos claros sobre cuándo un documento administrativo debe pasar a un archivo histórico. Eso quiere decir que un documento puede quedarse en un archivo administrativo eternamente, lo que complicaría la consulta pública. En la mayoría de los países democráticos, el tiempo de transferencia de un documento al Archivo Histórico es de 25 a 30 años. La falta de plazos es una grave carencia de iniciativa de Ley, por lo que deberían contemplarse plazos claros de transferencia entre archivos.
  5. La iniciativa dice que “los documentos históricos no podrán ser reservados o confidenciales”, lo que parece un adelanto respecto a la actual Ley Federal de Archivos; sin embargo, no lo es, porque no es claro cómo se definirá qué es un documento histórico. Y si, cómo dice la iniciativa de ley, los documentos pueden nunca llegar a un archivo histórico, pueden, por tanto, permanecer un archivo de concentración y estar sometidos a la Ley de Protección de Datos Personales que opera para los archivos administrativos.
  6. El Sistema Nacional de Archivos que prevé la iniciativa de Ley General de Archivos no cuenta con Archivos Históricos. De los 304 archivos censados por el AGN sólo catorce son históricos. El propio Archivo General de la Nación no es un Archivo Histórico, pese a que resguarda la documentación histórica de nuestra nación. Así, aunque la iniciativa considerara a los archivos históricos como de libre acceso público, casi ningún archivo del sistema de gobierno entraría en este supuesto. Ni siquiera el AGN, por lo que no habría casi ningún archivo público de libre acceso.
  7. El artículo 14 transitorio de la iniciativa prevé que los Archivos Históricos que contengan documentos sin organizar tendrán dos años para valorar esta documentación. Bajo ese supuesto, muchos de los documentos históricos de los archivos que están atrasados en sus procesos archivísticos actualmente pueden ser dados de baja, lo que implicaría perder documentos de invaluable valor histórico. La iniciativa de Ley debe considerar que los documentos ya contenidos en un Archivo Histórico deben ser considerados históricos, pues podría ocurrir, incluso, que alguno de los pocos archivos históricos existentes se declarara archivo de concentración, sujeto por tanto a leyes de protección de datos personales. Esto abriría la puerta a desaparición de los archivos históricos.
  8. Por último, la valoración de cuáles serán los documentos administrativos que pasarán a un Archivo Histórico debe hacerse con criterios profesionales, hecho que se garantizaría con la participación de historiadores o especialistas en el tema; sin embargo, tal propuesta queda como opcional en la iniciativa de Ley. La UNAM podría proporcionar esos profesionales mediante sus licenciaturas en historia y con la nueva licenciatura en Administración de Archivos y Gestión documental.

Como Coordinadora del AHUNAM, considero que la UNAM cuenta con una larga y profunda experiencia en Archivos, lo que le permite tomar una postura clara respecto de la iniciativa de Ley General de Archivos que está en discusión en el Senado de la República.

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